E-mail: você sabe usar?

O e-mail tornou-se a maneira mais fácil de comunicar dentro e fora das organizações. O tempo gasto com idas e vindas de documentos impressos foi poupado. É bem verdade que o exercício que fazíamos para carregar essa documentação, de uma seção para outra era, saudável. Hoje ficamos mais tempo sentados, gastando menos energia física. Mas como tudo tem os prós e os contras, o uso de e-mails não poderia ser diferente.

Como essa ferramenta faz parte do nosso cotidiano, precisamos aprender a utilizá-la corretamente. Aparentemente parece ser fácil, no entanto é um desafio escrever com clareza, ser objetivo, humano e não parecer rude. Veja algumas dicas que poderão ajudar a não ficar em uma “saia justa”.

• Inicie o e-mail com uma saudação ou nome do destinatário;

• Seja breve, e-mails longos correm o risco de não serem lidos;

• Escreva um e-mail para cada assunto;

• Antes de enviar o e-mail, verifique se está claro, na dúvida salve no rascunho e envie mais tarde;

• Ao responder o e-mail, responda utilizando o e-mail recebido, assim você facilita a comunicação;

• Coloque o assunto, no espaço assunto, assim que terminar de escrever o e-mail;

• O destinatário é a última coisa a fazer, pois às vezes o e-mail vai antes de você terminar de escrever e revisar;

• Escrever com letra maiúscula ou em negrito deve ser evitado, pois pode parecer que o remetente esta gritando;

• As mensagens onde você é copiado não há necessidade de resposta;

• Despeça-se com agradecimento ou uma breve despedida;

No mais vale o bom senso.